Prečo integrované systémy riadenia dávajú zmysel

Podniky neustále hľadajú spôsoby, ako optimalizovať prevádzku, zvýšiť efektivitu a zároveň nielen plniť, ale aj presahovať svoje povinnosti voči životnému prostrediu, spoločnosti a zainteresovaným stranám. Ako ukazuje prax, v tomto ohľade je obzvlášť cenný koncept integrovaného systému riadenia (IMS).

Integrovaný systém riadenia (IMS) - čo sa pod týmto pojmom skrýva?

IMS je štruktúrovaný prístup, ktorý umožňuje spoločnostiam akejkoľvek veľkosti a v akomkoľvek odvetví spojiť rôzne normy alebo existujúce systémy riadenia do jediného systému. Typicky môže ísť o integráciu riadenia kvality (ISO 9001), životného prostredia (ISO 14001) alebo bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci (ISO 45001). Vďaka podobnej štruktúre požiadaviek však možno ľahko kombinovať aj „špecifickejšie“ systémy riadenia, napríklad pre bezpečnosť informácií (ISO 27001) alebo riadenie zhody (ISO 37301).

Väčšina najbežnejších noriem ISO má podobnú štruktúru – takzvanú „štruktúru vysokej úrovne“ (HLS) alebo od roku 2021 „harmonizovanú štruktúru“. Vďaka tejto prierezovej alebo podobnej štruktúre noriem je možné systémy riadenia ešte lepšie alebo ľahšie rozširovať alebo integrovať o nové témy v závislosti od odvetvia, veľkosti spoločnosti a jej cieľov.

Prínosy a výhody integrovaného systému riadenia

Medzi výhody systému IMS patria:

• Menej úsilia: Ciele, procesy a štruktúry sú často už podobné. Spojenie rôznych obchodných priorít a aspektov do jedného systému šetrí zdroje, zvyšuje efektivitu a znižuje zložitosť procesov.
• Sústavné zlepšovanie: Spojením dát a procesov a ich vnímaním ako súčasti celkového obrazu je možné ľahšie a predovšetkým rýchlejšie rozpoznať slabé miesta. Opatrenia na zlepšenie tak možno odvodiť skôr a cielene.
• Holistický prístup: IMS umožňuje komplexné posúdenie výkonnosti podniku tým, že zhŕňa všetky relevantné aspekty, ako je kvalita výrobkov, dopad na životné prostredie a bezpečnosť práce, do jedného systému. Vďaka pohľadu na „celkový obraz“ je možné lepšie využiť synergiu.

Cesta k systému IMS

• Definujte ciele: Než začnete s implementáciou, mali by ste si položiť otázku: „Čo chceme pomocou IMS dosiahnuť? Chceme zvýšiť efektivitu? Minimalizovať riziká nehôd alebo zhody s predpismi? Zlepšiť environmentálnu a energetickú výkonnosť? Alebo integrovane riadiť niekoľko otázok, ktoré boli predtým riešené samostatne?“ Možné je čokoľvek - vy rozhodujete o tom, kam vás cesta zavedie a ktorými etapami prejdete.
• Ako si stojíte? Súčasné procesy, existujúce systémy riadenia, silné a slabé stránky, príležitosti a riziká - analyzujte svoj súčasný stav, aby ste si vytvorili pevný základ.
• Stanovte zodpovednosti a kompetencie: Na jednej strane je potrebné, aby členovia vrcholového vedenia poskytli zodpovedajúce zdroje a informovali o význame IMS. Na druhej strane je dôležité, aby ľudia zodpovední za implementáciu boli k dispozícii a zároveň aj disponovali zodpovedajúcimi odbornými znalosťami. V prípade potreby je preto potrebné odborné znalosti doplniť.
• Definujte témy: Existuje mnoho rôznych medzinárodných štandardov, noriem a predpisov ISO. Ich prehľad nájdete tu. Vyberte tie, ktoré zodpovedajú vašim požiadavkám, a potom vypracujte zodpovedajúce procesy a smernice, ktoré podporujú skôr definované ciele IMS.
• Vytvárajte povedomie: Uistite sa, že sú všetci o projekte IMS informovaní a chápu, k čomu je tento projekt dobrý a čím môže každý jednotlivec prispieť. Urobte z tých, ktorých sa to týka, účastníkov!
• Monitorujte: Aby všetko prebiehalo hladko - nielen dnes, ale aj zajtra a pozajtra - je dôležité neustále vyhľadávať príležitosti na zlepšenie.
• Certifikácia: Ak sa usilujete o certifikáciu svojho systému riadenia, získate transparentný dôkaz o svojich systematických procesoch od externých tretích strán. To podporuje dôveru na trhu a vytvára transparentnosť. Zároveň je certifikát uznávaný ako dôležitý dôkaz požiadaviek alebo napríklad dodávateľských reťazcov.