Ako vám môže systém riadenia pomôcť pri štruktúrovaní každodenných činností
Podpora v dnešných zrýchlených časoch
V súčasnosti sa zdá, že náš svet sa otáča rýchlejšie, neustále sa menia vonkajšie okolnosti, ramcové podmienky a zodpovedajúcim spôsobom a tempom sa tak neustále menia i činnosti a procesy v organizáciách.
Aby napriek všetkej dynamike nedochádzalo k vnútorným nezrovnalostiam medzi znalosťami napr. medzi novoprijatými zamestnancami, činnosťami a procesmi organizácie, je vhodné dodržiavať určitú úroveň štruktúry a systému.
Systém riadenia môže podporovať štruktúru procesov, transparentnosť procesov a dokumentácie.
Zmena se stáva zvykom
Technologický pokrok, digitalizácia a automatizácia prináša mnoho výhod, ako je rýchlejšie a efektívnejšie spracovanie procesov. Udržať krok s často až turbulentnou rýchlosťou zmien však nie je vždy ľahké.
Organizácie a ľudia v nich pracujúci sú stále častejšie konfrontovaní so situáciami, v ktorých je dôležité myslieť, konať a v neposlednom rade aj učiť sa novým spôsobom. Veľkú úlohu tu zohráva flexibilita v zmysle adaptability a agilita v zmysle mobility
Vedieť a poznať, čo treba vedieť a poznať - aby zručnosti znamenali budúcnosť
- V prvom rade je dôležité vyhodnotiť, či a do akej miery budú mať pripravované zmeny vplyv na vašu vlastnú organizáciu. Do akej miery sa organizácia zmení – to znamená, ktoré procesy alebo rutiny treba prispôsobiť alebo preškoliť?
- Potom si musíte položiť otázku, do akej miery zmeny ovplyvňujú správanie jednotlivých zamestnancov? Je potrebné zaviesť nové kompetencie alebo nové procesy?
Rozhodne nezačínate od nuly
Každá spoločnosť už má zavedený systém riadenia, aj keď si to mnohí neuvedomujú. Príklad: servisné stretnutia sú ponúkané prostredníctvom webovej stránky spoločnosti. Keď si zákazník rezervuje stretnutie, stretnutie sa uskutoční a služba sa využije. Potom sa odošlú formuláre spätnej väzby a faktúry. Tento proces je už systematický, pretože príslušní spracovatelia majú so svojimi činnosťami skúsenosti.
Ak sa však napríklad zmení doteraz zodpovedná osoba alebo sa prijmú noví zamestnanci a procesy ešte nie sú dostatočne zdokumentované, môže byť ťažké sa v nich orientovať. Čím konkrétnejšie sú definované procesy, zodpovednosti a zmysluplné, kontrolovateľné parametre, tým lepšie pre všetkých zúčastnených.
V manažmente kvality sa často hovorí o cykle PDCA:
- t. j. plánovanie procesov (Plan)
- ich vykonanie (Do)
- kontrola, do akej miery všetko fungovalo (Check)
- a v prípade potreby procesy ďalej zlepšovať alebo rozvíjať (Act)
Nezáleží na tom, aká veľká alebo malá je vaša organizácia, v akom odvetví pracujete alebo aký typ spoločnosti máte: systém riadenia vytvára podporný, "zdravý" základ pre rast organizácií.
Je tiež dôležité, aby sa organizácia dokázala učiť, aby sa mohla neustále prispôsobovať novým a meniacim sa podmienkam. Je to jediný spôsob, ako zabezpečiť a udržať konkurencieschopnosť v krátkodobom alebo dlhodobom horizonte. Po zavedení systému riadenia sa začína fáza ďalšieho rozvoja a zlepšovania.
Každá maličkosť pomáha
Požiadavky vašich zákazníkov musia zostať stredobodom vášho podnikania aj v týchto dynamických časoch, keď sú firmy často veľmi zaneprázdnené samy sebou. Najmä v týchto časoch sa bude váš tím cítiť pri riešení úloh tým istejšie, čím jasnejšie a správnejšie budú definované konkrétne procesy a postupy, alebo ak ich bude možné rýchlejšie a efektívnejšie prispôsobiť. Efektívne praktizovaný systém riadenia poskytuje usmernenie a funguje ako rámec, ktorý vám presne hovorí, ako by malo niečo fungovať.
Systémy riadenia pomáhajú zabezpečiť, aby rozhodnutia boli vysledovateľné a informácie boli vždy k dispozícii. Okrem toho dokumentácia pomáha zabezpečiť celoživotné vzdelávanie v zmysle procesu neustáleho zlepšovania, čím sa systematicky smeruje k optimalizácii a zlepšovaniu rozhodnutí a činností. To všetko v konečnom dôsledku vedie k zlepšeniu výkonnosti podniku.
Ak máte záujem o interné školenie ISO 9001 Kompakt, kontaktujte nás: tu. Radi vám vytvoríme ponuku na mieru.
