E. Hofstätter-Kollarich, BSc, Inovácie & Rozvoj obchodu IMS Quality Austria
5 tipov, ako vďaka auditom vytvárať pridanú hodnotu
Pokiaľ ide o vytváranie pridanej hodnoty prostredníctvom auditov, je úplne zásadný prístup osôb v spoločnostiach a organizáciách, ktoré vykonávanie auditov alebo interných auditov zabezpečujú.
Čomu by ste mali pri interných auditoch venovať zvýšenú pozornosť, aby ste vytvorili pridanú hodnotu? Akými praktickými radami sa môžete riadiť? O svoje know-how sa s Vami dnes podelí Elisabeth Hofstätter-Kollarich, BSc, z oddelenia Innovation and Business Development IMS spoločnosti Quality Austria.
1) Postoj a prístup!
Nikdy neplánujte a nevykonávajte svoje interné audity iba s myšlienkou na splnenie noriem a prípadnú diskusiu s externým audítorom na túto tému. Uvedomenie si hodnoty auditov môže byť prínosné - najmä ak vezmete na vedomie, že audity sú dôležitým nástrojom v procese neustáleho zlepšovania (CIP), ktorý organizáciám umožňuje identifikovať a riešiť silné aj slabé stránky.
2) Stanovte si priority auditov a stanovený harmonogram dodržujte
Akonáhle je program auditov stanovený na konkrétne obdobie, mal by byť tiež v dohodnutom termíne vykonaný - a odložený iba v krajne naliehavých prípadoch. Ak interný audit vygeneruje potrebné opatrenia, ktoré treba ešte zaviesť, môže to totiž zabrať nejaký čas. Pri omeškaní totiž v určitom okamihu môže byť krátko pred ďalším externým auditom a termíny sa už nemusia stihnúť.
3) Komunikácia ako prioritná úloha, kontrolné zoznamy ako podporný prostriedok
Kontrolné zoznamy môžu byť pri auditoch veľmi užitočné - napríklad aby sa na nič nezabudlo, aby sa zdokumentovali procesy alebo aby sa dodržal stanovený rámcový postup. Pri interných auditoch je však veľmi užitočné, ak audítori s auditovanými osobami hovoria, namiesto toho, aby sa spoliehali iba na formálne kontrolné zoznamy. Vytváranie pridanej hodnoty z auditov, podnetov na zlepšovanie procesov alebo prostredia alebo zisťovanie zhody môže byť, a býva, oveľa úspešnejšie pri auditoch orientovaných na rozhovor než pri auditoch, ktoré sú zamerané čisto na kontrolné zoznamy. Kontrolný zoznam však je a zostáva vhodným nástrojom, ktorý sprevádza vaše odborné znalosti ako audítora a odborníka spoločnosti a zároveň slúži ako dôkaz vašich postupov.
4) Dodatky na poslednú chvíľu? Radšej nie!
Často sa stáva, že na žiadosť nadriadených alebo kolegov sú niekoľko hodín pred plánovaným interným auditom požadované ďalšie, dodatočné témy. Pokiaľ však ide o dôležité témy, môže byť zmysluplnejšie zaoberať sa nimi v rámci ďalších cielených auditov, okrem iného aj z dôvodu adekvátnej prípravy.
5) Audity slúžia na naplnenie odporúčaní
Ak je v priebehu auditu zistený potenciál pre optimalizáciu, mal by byť rozhodne zahrnutý do záverečnej diskusie a správy o audite. Očakávania sú často (nie celkom správne) také, že konkrétne riešenia optimalizácie sa očakávajú už od auditu, pretože sa predpokladá, že to možno docieliť už iba "auditom". Prosím, nerobte to! Vždy sa držte pôvodného cieľa alebo zamerania auditu. Ak však bude prostredníctvom auditu odhalený optimalizačný potenciál, možno sa ním zaoberať v rámci samostatného prípadného auditu.
Náš tip navyše!
Uvedomte si pridanú hodnotu auditov aj svojej práce audítora. Iba ak budete sami presvedčení o prínosoch a možnostiach vami vykonanej práce, budete to nakoniec schopní oznámiť celému oddeleniu riadenia kvality a celej spoločnosti.
Viac informácií o auditoch s pridanou hodnotou nájdete: TU
