Bez procesů? Stagnace
Systematický přístup k řízení procesů
Procesy a jejich důležitost
Ať už se jedná o zpracování objednávek, fakturaci nebo vývoj produktů, procesy se v organizacích určitým způsobem neustále opakují. Pokud chce firma zvýšit svou výkonnost nebo spokojenost zákazníků, zvládnout přechod na digitální transformaci nebo zlepšit spolupráci mezi týmy, může jí bližší pohled na vlastní procesy z hlediska jejich efektivního řízení pomoci přistupovat k tématu systematicky.
Od začátku do konce - neustále se měnící požadavky
Na úkoly, oblasti a nakonec i požadavky organizací má vliv mnoho vnějších faktorů a rámcových podmínek. Proto má smysl průběžně sledovat nebo revidovat podnikové procesy, aby bylo možné v případě nouze pružně a dynamicky reagovat na měnící se okolnosti. Ekonomický úspěch v konečném důsledku často závisí na tom, do jaké míry nebo jak rychle se podnikům daří přizpůsobovat vnějším podmínkám a reagovat na rychle se měnící přání zákazníků.
Aby společnosti mohly dosáhnout svých podnikových cílů v současnosti i v budoucnosti, potřebují jako základ spolehlivé podnikové procesy. Tomu předchází analýza současné situace, která určí, které opakující se procesy ve firmách probíhají.
Řešení spočívá v efektivním (procesním) řízení
Procesu proto obvykle předchází otázka "Kteří lidé, co, s čím a kdy dělají?" a popisuje takříkajíc neustále se opakující postupy. Je v tom ale něco víc - procesně orientovaný přístup by měl podnikům umožnit řídit vzájemné vazby a závislosti různých procesů tak, aby se v konečném důsledku zlepšila celková výkonnost organizace.
Řízení procesů se týká návrhu, dokumentace, řízení a zlepšování procesů. Lze je rozlišovat různými způsoby. Jedním z nich je rozdělení podle jejich klasifikace:
- procesy managementu (strategické procesy)
- obchodní procesy s přidanou hodnotou
- podpůrné procesy
Hlavním cílem je vždy zefektivnění hodnotového řetězce a v konečném důsledku co nejlepší realizace podnikových cílů.
Pokud jsou procesy rozděleny podle své hierarchie, lze je označit jako:
- dílčí procesy
- hlavní procesy
- komplexní procesy
Příkladem komplexního procesu je například proces od prvního dotazu zájemce na webových stránkách vaší společnosti až po poskytnutí služby nebo předání produktu personálem a následnou podporu.
Výhody procesní orientace
- Můžete zlepšit kvalitu svého produktu nebo služby: Procesy i všechny související kroky jsou individuálně kontrolovány, a tím neustále zlepšovány s ohledem na aktuální požadavky. Tímto způsobem takříkajíc provádíte průběžnou kontrolu kvality.
- Zlepšíte interní koordinaci: Proces nebo celá procesní mapa či graficky znázorněný model procesu vždy definuje odpovědnosti a postupy - takže vy a zejména noví zaměstnanci víte, kdy má kdo co dělat. Současně se zlepšuje i interní spolupráce, protože jsou jasněji vymezeny profily rolí a oblasti odpovědnosti.
- Lze dosáhnout zvýšení efektivity: Lepší využití zdrojů a zároveň snížení procesních nákladů, jakož i kratší doba realizace vám pomohou dělat věci co nejefektivněji.
- Zvýšení měřitelnosti a sledovatelnosti: Získáte klíčová čísla a údaje o úspěšnosti procesů. Současně víte, kdo a co v jakém okamžiku udělal (dokumentace), a můžete tak rychleji vyjasnit případné nejasnosti.
- Přemýšlejte v cyklech Plan-Do-Check-Act: Procesy by měly být vždy založeny na cyklu PDCA a měly by se neustále zlepšovat. Máte tak vše pod kontrolou, získáte o svých procesech dobrý přehled a zároveň metodicky odhalíte slabá místa, abyste je mohli reflektovat a odstranit už v jejich rané fázi.
Tipy pro školení a další informace:
Těšíme se, že se na nás obrátíte. Vaše doplňující dotazy rádi zodpovíme.
