Proč interní audity přispívají ke zvýšení efektivity organizace

Mnohé procesy se postupem času vyvíjejí a mohou se v organizaci neúmyslně stát rutinou. Právě těmto „slepým místům“ je třeba věnovat větší pozornost, protože mohou vést ke ztrátám produktivity, snížení efektivity a poklesu spokojenosti zákazníků. Jedním z řešení jsou interní audity, které mohou systematicky identifikovat rizika a skrytý potenciál – a tím organizacím umožnit se neustále zlepšovat.

Příprava auditu: představy… a realita?

Každá organizace tuto situaci dobře zná: v každodenním provozu velmi rychle vznikají představy o tom, jak dobře procesy fungují. Mnohá rozhodnutí se zakládají na zkušenostech, zvyklostech nebo prostě na „intuici“ nebo "dobrém pocitu". Pokud však procesy nejsou kriticky přezkoumávány, může dojít k tomu, že chyby, popř. neefektivní využívání zdrojů zůstávají dlouho neodhaleny, s čímž poté logicky souvisí i případné vážné důsledky. Něco, čeho se chce každá organizace, v době plné dalších ekonomických výzev, vyvarovat . Jednoduše -  efektivní procesy správně nastavené díky ISO 9001 jsou pro úspěch klíčové.

A těmi, kdo hrají v tomto procesu rozhodující roli, jsou interní auditoři. To oni posuzují procesy strukturovaným a objektivním způsobem, analyzují fakta, sledují souvislosti a identifikují skryté příčiny – podobně jako detektivové. Vnitřní audity také pomáhají organizacím připravit se na externí auditovaná hodnocení tím, že včas identifikují a řeší potenciální neshody. Následný certifikační proces je díky nim hladký.

Co mohou interní audity přinést vaší organizaci

Interní auditoři posuzují procesy, projekty a systémy řízení, aby ověřili soulad s interními požadavky (například definovanými procesy a směrnicemi), požadavky zákazníků, ekonomickou efektivitu, bezpečnostními aspekty a platnými zákonnými či regulačními povinnostmi. Postupují podle strukturovaného přístupu a kladou cílené otázky:

• Fungují postupy podle plánu a jsou stabilní i v krizových situacích (viz ISO 22301)?
• Kde lze snížit a omezit zbytečná rizika, chyby nebo problémy?
• Které důležité aspekty jsou v rámci procesů často přehlíženy?
• Je řízení rizik, bezpečnost a compliance (Governance, Risk and Compliance) zajištěno v požadovaném rozsahu?

Aby byla zachována neutralita a objektivita, mohou být interní audity prováděny v rámci organizace, nikdy však v rámci vlastního oddělení auditora.

Dobrá znalost organizace umožňuje auditorům lépe porozumět vnitřním mechanismům a zavádět účinná opatření ke zlepšení.

V čem je tento úhel pohledu nepostradatelný

Interní auditoři významně přispívají k dlouhodobému úspěchu organizace. Přezkoumávají a prověřují stávající postupy, analyzují procesy a vnášejí do nich větší přehlednost – bez ohledu na odvětví, aktuální okolnosti či velikost společnosti. Díky svému přínosu pomáhají organizacím jako klíčoví přispěvatelé a důležití hybatelé zlepšování posilovat stabilitu, zajišťovat obchodní úspěch a zvyšovat spokojenost zákazníků.

Chybám, odchylkám, výkyvům se v každodenním podnikání nikdy nelze zcela vyhnout. Důležité je identifikovat je v rané fázi a následně přijmout vhodná opatření. Díky neustálému zlepšování procesů mohou organizace snižovat své náklady i nároky na zdroje a zároveň posilovat řízení rizik, zlepšování kvality a dodržování předpisů.

Jsou to právě interní audity, které pro tato informovaná rozhodnutí a udržitelný rozvoj poskytují důležitý základ.