Proč integrované systémy řízení dávají smysl

Podniky neustále hledají způsoby, jak optimalizovat provoz, zvýšit efektivitu a zároveň nejen plnit, ale i přesahovat své povinnosti vůči životnímu prostředí, společnosti a zainteresovaným stranám. Jak ukazuje praxe, v tomto ohledu je obzvláště cenný koncept integrovaného systému řízení (IMS) 

Integrovaný systém řízení (IMS) - co se pod tímto pojmem skrývá?

IMS je strukturovaný přístup, který umožňuje společnostem jakékoli velikosti a v jakémkoli odvětví spojit různé normy nebo stávající systémy řízení do jediného systému. Typicky může jít o integraci řízení kvality (ISO 9001), životního prostředí (ISO 14001) nebo bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (ISO 45001). Díky podobné struktuře požadavků však lze snadno kombinovat i „specifičtější“ systémy řízení, například pro bezpečnost informací (ISO 27001) nebo řízení shody (ISO 37301).

Většina nejběžnějších norem ISO má podobnou strukturu - takzvanou „strukturu vysoké úrovně“ (HLS) nebo od roku 2021 „harmonizovanou strukturu“. Díky této průřezové nebo podobné struktuře norem lze systémy řízení ještě lépe nebo snadněji rozšiřovat nebo integrovat o nová témata v závislosti na odvětví, velikosti společnosti a jejích cílech.

Přínosy a výhody integrovaného systému řízení

Mezi výhody systému IMS patří:

• Méně úsilí: Cíle, procesy a struktury jsou často již podobné. Spojení různých obchodních priorit a aspektů do jednoho systému šetří zdroje, zvyšuje efektivitu a snižuje složitost procesů.
• Soustavné zlepšování: Spojením dat a procesů a jejich vnímáním jako součásti celkového obrazu lze snadněji a především rychleji rozpoznat slabá místa. Opatření ke zlepšení tak lze odvodit dříve a cíleně.
• Holistický přístup: IMS umožňuje komplexní posouzení výkonnosti podniku tím, že shrnuje všechny relevantní aspekty, jako je kvalita výrobků, dopad na životní prostředí a bezpečnost práce, do jednoho systému. Díky pohledu na „celkový obraz“ lze lépe využít synergie.

Cesta k systému IMS

• Definujte cíle: Než začnete s implementací, měli byste si položit otázku: „Čeho chceme pomocí IMS dosáhnout? Chceme zvýšit efektivitu? Minimalizovat rizika nehod nebo shody s předpisy? Zlepšit environmentální a energetickou výkonnost? Nebo integrovaně řídit několik otázek, které byly dříve řešeny samostatně?" Možné je cokoli - vy rozhodujete o tom, kam vás cesta zavede a kterými etapami projdete.
• Jak si stojíte? Současné procesy, stávající systémy řízení, silné a slabé stránky, příležitosti a rizika - analyzujte svůj současný stav, abyste si vytvořili pevný základ.
• Stanovte odpovědnosti a kompetence: Na jedné straně je třeba, aby členové vrcholového vedení poskytli odpovídající zdroje a informovali o významu IMS. Na druhé straně je důležité, aby lidé odpovědní za implementaci byli k dispozici a zároveň i disponovali odpovídajícími odbornými znalostmi. V případě potřeby je proto třeba odborné znalosti doplnit.
• Definujte témata: Existuje mnoho různých mezinárodních standardů, norem a předpisů ISO. Jejich přehled naleznete zde. Vyberte ty, které odpovídají vašim požadavkům, a poté vypracujte odpovídající procesy a směrnice, které podporují dříve definované cíle IMS.
• Vytvářejte povědomí: Ujistěte se, že jsou všichni o projektu IMS informováni a chápou, k čemu je tento projekt dobrý a čím může každý jednotlivec přispět. Udělejte z těch, kterých se to týká, účastníky!
• Monitorujte: Aby vše probíhalo hladce - nejen dnes, ale i zítra a pozítří - je důležité neustále vyhledávat příležitosti ke zlepšení.
• Certifikace: Pokud usilujete o certifikaci svého systému řízení, získáte transparentní důkaz o svých systematických procesech od externích třetích stran. To podporuje důvěru na trhu a vytváří transparentnost. Zároveň je certifikát uznáván jako důležitý důkaz požadavků nebo například dodavatelských řetězců.