Compliance officer
Mohla byste našim klientům vysvětlit, kdy je organizace povinna zřídit pozici compliance officer?
Je třeba rozlišovat dvě roviny. Obecnou zákonnou povinnost zřídit funkci compliance officer české právo firmám plošně neukládá. Povinnost ale vzniká ve dvou typických situacích.
Za prvé, rozhodne-li se organizace pro protikorupční systém řízení podle ISO 37001 norma výslovně vyžaduje určit tzv. protikorupční funkci, tedy osobu či útvar s odpovídající pravomocí, zdroji a přiměřenou nezávislostí, který na systém dohlíží. Bez toho nelze certifikaci získat a revize z roku 2025 tuto roli a její odpovědnosti ještě více vyjasnila.
Za druhé, povinnost může plynout z konkrétní regulace či od zřizovatele, což se typicky promítne u státních institucí, státem ovládaných podniků a subjektů zapojených do protikorupčních programů veřejné správy, případně ze smluvních a zadávacích podmínek.
Prokázané úsilí
Jaké výhody certifikace ISO 37001, popř. ISO 37301 organizaci přináší v případech, které je třeba řešit soudně?
Hlavní přidaná hodnota je důkazní. Jak jsem zmínila už v úvodu, zákon o trestní odpovědnosti právnických osob umožňuje společnosti se odpovědnosti zprostit (vyvinit se), pokud prokáže, že vynaložila veškeré úsilí, které po ní bylo možné spravedlivě požadovat, aby protiprávnímu jednání zabránila. Akreditovaná certifikace podle ISO 37001 nebo ISO 37301 je přesně takovým důkazem, které představuje nezávislé ověření třetí stranou a dokládá, že organizace měla zavedený a funkční systém prevence, nikoli jen formální dokumentaci.
To má význam nejen v trestním řízení, kde může přispět ke zproštění odpovědnosti či ke zmírnění sankce, ale i v civilních a obchodních sporech nebo při prokazování náležité péče (due diligence) vůči partnerům a regulátorům. Certifikace samozřejmě není automatickou „pojistkou“ a rozhodující vždy zůstává, zda systém skutečně funguje, avšak výrazně posiluje důkazní pozici organizace.
Jaké náklady potřebuje organizace vynaložit, aby certifikací úspěšně prošla?
Paušální částka neexistuje a náklady se liší podle velikosti organizace, složitosti její činnosti a rizikového profilu. Obecně je ale užitečné rozlišovat dvě skupiny nákladů.
První jsou náklady na zavedení systému, tedy posouzení rizik, nastavení procesů a dokumentace, školení, čas zaměstnanců a případně externí poradenství. Druhou tvoří náklady na samotnou certifikaci, tedy certifikační audit, jehož rozsah (a tím i cena) se odvíjí od velikosti organizace, počtu lokalit a složitosti činnosti. Je dobré počítat s tím, že certifikace není jednorázová, protože po úvodním dvoustupňovém auditu následují každoroční dozorové audity a po třech letech recertifikace.
Díky principu přiměřenosti přitom platí, že menší organizace s nižší expozicí vystačí s výrazně jednodušším – a tedy méně nákladným – řešením než velká firma ve vysoce rizikovém prostředí
Aktuální změny
ISO 37001 prošla v loňském roce novelizací. Ke kterým nejvýznačnějším změnám došlo?
ISO 37001 byla aktualizována více než před rokem, přesně v únoru 2025. Nové, v pořadí druhé vydání nahrazuje verzi z roku 2016 a přechodné období pro již certifikované organizace končí v únoru 2027. Hned na úvod je ale dobré zdůraznit, že nejde o revoluci, protože základní struktura i hlavní požadavky zůstávají zachovány, takže organizace certifikované podle verze 2016 potřebují jen dílčí úpravy.
Z obsahového hlediska patří k nejvýznamnějším změnám patří následující:
- výslovný požadavek budovat a udržovat protikorupční kulturu s důrazem na viditelný a trvalý závazek vedení;
- strukturovanější úprava střetu zájmů včetně povinnosti zvyšovat povědomí o jeho oznamování;
- přejmenování dřívější „protikorupční funkce compliance“ (anti-bribery compliance function) na „protikorupční funkci“ s jasnějším vymezením odpovědností a nezávislosti;
- nové pasáže zohledňující relevanci změny klimatu (převzetí dodatku z roku 2024);
- přechod na nejnovější harmonizovanou strukturu (Annex SL), která usnadňuje integraci s normami jako ISO 37301, ISO 9001 či ISO 45001.
"Závěrem bych k tomuto tématu ještě zmínila, že byl posílen důraz na roli a dohled vrcholového vedení a řídícího orgánu."
Náš tip:
Aby Vám žádná našich novinek neunikla, zaregistrujte si bezplatný odběr našeho pravidelného newsletteru.
