02. Čvn 2021

Základy, potenciály a rizika

Audity na dálku

Všichni to známe na vlastní kůži – v důsledku panující epidemie se stále více aktivit uchyluje do virtuálního světa. Už nějakou dobu jsou home-office, e-learning a audity na dálku zcela nepostradatelné. Organizace i zaměstnanci stále intenzivněji pracují se širokou škálou digitálních nástrojů, z nichž už se staly každodenní společníci. A jak toto funguje, zejména v oblasti auditu?

Shrnuli jsme pro vás výhody a nevýhody, právní rámec i technické požadavky vzdálených auditů. Mag.iur. Martin Fridl, network partner qualityaustria a produktový expert pro oblast Compliance Management Systems, ONR 192050, ISO 37001 a ISO 19600, odpovídá na nejčastější otázky vztahující se k auditům na dálku.

Odpovědi na nejčastější otázky

Co jsou to vlastně audity na dálku?

U auditu na dálku není auditor fyzicky přítomen na místě u auditované společnosti. Namísto toho je s ní v kontaktu z jiného místa prostřednictvím audia, videa a sdílení dokumentů. Díky tomuto přístupu je navzdory fyzické vzdálenosti zaručen správný postup a proces auditu. Např. kontrola dokumentů nebo prostor může probíhat prostřednictvím video prohlídky.

U jakých auditů může být auditováno na dálku?

Zde je třeba rozlišovat mezi společnostmi nabízejícími pouze služby a mezi výrobními organizacemi. Zatímco u těch prvních je možné ze 100% realizovat audity na dálku, u čistě výrobních společností to platí pouze pro 30%. Obecně platí: vše, co je možné ukázat pomocí prezentací, je také nejvhodnější pro audit na dálku. První certifikace, na rozdíl od recertifikací, nastolují v tomto ohledu nejobtížnější situace a mohou být jen ve výjimečných případech uskutečněny na dálku.

Jak probíhají audity na dálku?

Audity na dálku se v zásadě provádějí jako běžné audity – jen s tím rozdílem, že probíhají s podporou informačních a komunikačních technologií (ICT). Většina plánování auditu a jeho programu se provádí obvyklým způsobem: auditor a zákazník se setkají „virtuálně“ k diskusi o cílech, příležitostech a rizicích i procesu. Předem je také důležité provést různé technické kontroly spojení a fungování i zajistit kompetenci auditorského týmu pro práci na dálku. Samotná realizace auditu se liší od auditů na místě především v tom, že zúčastněné strany nesedí společně v jedné místnosti, ale komunikují na dálku, ať už v reálném čase nebo se zpožděním. S tzv. „lesson learned“ pracujeme také u auditů na dálku a využíváme je pro následné zlepšování programu auditů.

Jaké výhody přinášejí audity na dálku auditorovi a organizaci?

V dobách pandemie COVID-19 jsou audity na dálku zvláště výhodné, protože nabízejí významné plusy v podobě flexibility i během omezení cestování – to platí zejména pro organizace mající několik národních a mezinárodních poboček. Audity na dálku umožňují provést bezpečný audit podle harmonogramu spolu s úsporou času i nákladů na cestování.

Jaká rizika se pojí s audity na dálku?

Stejně jako u auditů na místě, platí i u těch na dálku, že úspěch stojí a padá s ochotou auditorů zapojit se do příslušného (virtuálního) prostředí. Důležité je umění vést dialog a vyhnout se monotónnímu přednášení prezentací. Kromě toho je nutné mít dostatečné know-how o používaném technickém vybavení a technologiích, jakož i o požadavcích na bezpečnost a ochranu informací. Jedná se například o bezpečnostní aspekty týkající se ochrany dat, práv k duševnímu vlastnictví či zákazu nahrávání nebo pořizování screenshotů jakéhokoli druhu.

Jaký právní rámec je třeba brát v potaz?

I když současná pandemická situace nahrává provádění hodnocení na dálku, existují i ​​právní aspekty, které by měly být před provedením podrobněji zváženy. Například, ne všechny informační a komunikační nástroje jsou vhodné pro použití při auditech na dálku. Právní předpisy, jako je obecné nařízení EU o ochraně osobních údajů (EU GDPR) pro zpracování osobních údajů, hrají také nezanedbatelnou roli z hlediska bezpečnosti údajů a je nutné na ně brát ohled.

Jaké technické předpoklady musí být splněny?

Pro audity na dálku potřebujeme mít k dispozici vhodný hardware a software i dostatečné znalosti pro jejich ovládání. Kromě notebooku, webové kamery nebo sluchátek s mikrofonem je nyní k dispozici také řada nástrojů určených pro online dialogy, sdílení obrazovky a týmovou práci. K přenosu dat a médií je vhodné používat spolehlivé cloudové služby.

Jaké principy platí pro audity na dálku?

Na audity na dálku se vztahují již známé zásady dle ISO 19011 - pokyny pro systémy řízení auditů, které rovněž poskytují základ pro hodnocení rizik:

  • integrita
  • věcné zobrazení
  • odpovídající profesionální péče
  • důvěrnost
  • nezávislost
  • přístup založený na faktech a rizicích

Jsou audity na dálku budoucností auditování?

Podíl auditů na dálku se bude i v budoucnu nadále zvyšovat, a to zejména u interních auditů. Jako často, i zde však platí: hodnocení na dálku jsou vynikající alternativou k auditům na místě, ale nikdy by je neměla zcela nahradit.

Závěrem lze říci, že audity na dálku nabízejí velké příležitosti, mají však i limity. Ty je nutné podle situace a potřeb vzít v potaz a zvážit, zda je audit na dálku v daném případě vhodným řešením. Vzhledem k digitální změně a rozvoji virtuálních metod i přístupů způsobených současnou krizí, můžeme předpokládat, že nás audity na dálku budou v blízké budoucnosti nadále běžně provázet.

Máte otázky k auditům a vzdělávání na dálku? Chcete realizovat audit na dálku nebo kurz? Napište nám či zašlete poptávku. Společně vše nastavíme.

03. Kvě 2022

Online workshop 12. 5. 2022

Bezpečnost výměny informací

27. Dub 2022

27. qualityaustria Forum očima CEO

Ohlédnutí za úspěšnou konferencí

22. Dub 2022

Riziko blackoutu

Je možné se připravit?

30. Bře 2022

Školení a kurzy v angličtině

Aktuální nabídka kurzů v anglickém jazyce

28. Bře 2022

Online workshop 28. 4. 2022

Tipy & triky pro interní audity

14. Bře 2022

Katalog služeb 2022-2023

10. Bře 2022

27. qualityaustria Forum

Hybridní konference

24. Úno 2022

Online workshop 8. 3. 2022

Jsme zde pro vás

14. Úno 2022

Rozvoj dovedností

Kontinuální proces zlepšování

11. Led 2022

Nové manažerské duo

Nový management Quality Austria

11. Led 2022

Nastavení compliance s ISO 37301

systematický přístup a zlepšování

22. Lis 2021

7 tipů na boj proti korupci

tipy na prevenci přímo od experta

+420 733 180 494