E. Hofstätter-Kollarich, BSc, Inovace & Rozvoj obchodu IMS Quality Austria
5 tipů, jak díky auditům vytvářet přidanou hodnotu
Pokud jde o vytváření přidané hodnoty prostřednictvím auditů, je zcela zásadní přístup osob ve společnostech a organizacích, které provádění auditů nebo interních auditů zajišťují.
Čemu byste měli při interních auditech věnovat zvýšenou pozornost, abyste vytvořili přidanou hodnotu? Jakými praktickými radami se můžete řídit? O své know-how se s Vámi dnes podělí Elisabeth Hofstätter-Kollarich, BSc, z oddělení Innovation and Business Development IMS společnosti Quality Austria.
1) Postoj a přístup!
Nikdy neplánujte a neprovádějte své interní audity pouze s myšlenkou na splnění norem a případnou diskusi s externím auditorem na toto téma. Uvědomění si hodnoty auditů může být přínosné - zejména pokud vezmete na vědomí, že audity jsou důležitým nástrojem v procesu neustálého zlepšování (CIP), který organizacím umožňuje identifikovat a řešit silné i slabé stránky.
2) Stanovte si priority auditů a stanovený harmonogram dodržujte
Jakmile je program auditů stanoven na konkrétní období, měl by být také v dohodnutém termínu proveden - a odložen pouze v krajně naléhavých případech. Pokud interní audit vygeneruje potřebná opatření, která je třeba ještě zavést, může to totiž zabrat nějaký čas. Při prodlení totiž v určitém okamžiku může být krátce před dalším externím auditem a termíny se už nemusí stihnout.
3) Komunikace jako prioritní úkol, kontrolní seznamy jako podpůrný prostředek
Kontrolní seznamy mohou být při auditech velmi užitečné - například aby se na nic nezapomnělo, aby se zdokumentovaly procesy nebo aby se dodržel stanovený rámcový postup. Při interních auditech je však velmi užitečné, pokud auditoři s auditovanými osobami hovoří, místo aby se spoléhali pouze na formální kontrolní seznamy. Vytváření přidané hodnoty z auditů, podnětů ke zlepšování procesů nebo prostředí nebo zjišťování shody může být, a bývá, mnohem úspěšnější při auditech orientovaných na rozhovor než při auditech, které jsou zaměřeny čistě na kontrolní seznamy. Kontrolní seznam však je a zůstává vhodným nástrojem, který doprovází vaše odborné znalosti jako auditora a odborníka společnosti a zároveň slouží jako důkaz vašich postupů.
4) Dodatky na poslední chvíli? Raději ne!
Často se stává, že na žádost nadřízených nebo kolegů jsou několik hodin před plánovaným interním auditem požadována nějaká další, dodatečná témata. Pokud se však jedná o důležitá témata, může být smysluplnější zabývat se jimi v rámci dalších cílených auditů, mimo jiné i z důvodu adekvátní přípravy.
5) Audity slouží k naplnění doporučení
Pokud je v průběhu auditu zjištěn potenciál pro optimalizaci, měl by být rozhodně zahrnut do závěrečné diskuse a zprávy o auditu. Očekávání jsou často (ne zcela správně) taková, že konkrétní řešení optimalizace se očekávají již od auditu, protože se předpokládá, že to lze docílit již pouhým "auditem". Prosím, nedělejte to! Vždy se držte původního cíle nebo zaměření auditu. Pokud však bude prostřednictvím auditu odhalen optimalizační potenciál, lze se jím zabývat v rámci samostatného případného auditu.
Náš tip navíc! Uvědomte si přidanou hodnotu auditů i své práce auditora. Pouze pokud budete sami přesvědčeni o přínosech a možnostech vámi vykonané práce, budete to nakonec schopni sdělit celému oddělení řízení kvality a celé společnosti.
Více informací o auditech s přidanou hodnotou naleznete: ZDE
