Pět kamenů úrazu, kterým byste se měli vyhnout při zavádění systému řízení
Eliminujte překážky
Pro systematické řízení procesů – a tedy zavedení systému řízení, hovoří mnoho důvodů. Mezi takové důvody může patřit optimalizace operací a sekvencí v rámci organizací, nižší náklady na dokumentaci, obecná zlepšení efektivity nebo skutečnost, že témata a problémy, stejně jako operace a sekvence stále více rostou a zároveň se i stále více prolínají a splývají.
Ale pozor: Alfou a omegou je zavedení systému řízení promyšleným způsobem. Na tom často stojí a padá úspěch celé organizace. Shrnuli jsme pro vás nejběžnější problémy, kterým je třeba se vyhnout, abychom vám umožnili vytvořit nejlepší hodnotu tím, že budete svůj systém řízení využívat hned od začátku.
1) "Ne všichni táhnou za jeden provaz"
Při zavádění určitého systému řízení v rámci organizace je vždy potřeba si položit otázku "Ale k čemu?" Motivace by vždy měla přicházet především „zevnitř“. V praxi to znamená, že ideální stav je, kdy se nejedná ani o čistý přístup „zdola nahoru“ (přání zaměstnanců), stejně jako není vhodný samostatný přístup „shora dolů“ (z nejvyšší úrovně). Koneckonců, napříč organizací je mnoho různých osob, různých úrovní, které se systémem budou pracovat a je třeba, aby jej za svůj přijal celý tým. Stejně jako v mnoha jiných případech platí: Rozhodně je důležíté, jak správně vše namixujete!
Všechny zúčastněné osoby by tedy měly být začleněny do rozhodovacího procesu hned od začátku, popř. co nejdříve je to možné. To s sebou přirozeně, zejména zpočátku, bude přinášet v rámci týmu i mnoho otazníků. V tomto ohledu může být užitečné ještě jednou jasně sdělit výhody a očekávání. Pro každého v týmu je mnohem snazší tyto inovace přijmout a vzít je za své, jakmile pozná jejich smysl a výhody. Co je stejně důležité: vyjasněte si, že vše probíhá v souladu s vaší firemní vizi, politikou i posláním. Systém řízení totiž nikdy není "univerzální - jeden typ vhodný pro všechny“, ale měl by být vždy v souladu se strategickým směřováním organizace.
2) "Ať se věci dějí"
Začít vytvářet a zavádět systém bez plánu a nahodile, aniž bychom věděli, do jaké doby a jakým způsobem se má udělat, je dalším kamenem úrazu, kterému je třeba se raději vyhnout. Rozhodně se proto doporučuje rozdělit systém do různých fází projektu – od prvotních informací přes rozhodování a vypracování konceptu až po certifikační audit.
Jak už to v životě bývá, i pro vytvoření systému řízení jsou zapotřebí chytré přístupy – pokud jde o konkrétní stanovení a přezkoumání cílů. A chytrý, tedy SMART přístup znamená následující:
- Specific - konkrétní
- Measurable - měřitelný
- Achievable - dosažitelný
- Realistic - realistický
- Time bound - ohraničený časově
Díky tomu budou mít všechny zúčastněné osoby (a jak víme z předchozího bodu, těmito osobami je mnoho různých a rozličně postavených osob v rámci organizace) jasnou představu o cíli i celém období, které k tomuto cíli směřuje. Potřebné mezikroky slouží ke stálé kontrole a dalšímu rozvoji.
3) Podcenění: ztratíte ze zřetele fakta a nezůstanete na zemi
Poměrně často povede systém řízení k mnoha organizačním změnám. Už z tohoto faktu vyplývá, že systém řízení proto nelze zavést přes noc. Je zcela zřejmé, že k tomu bude zapotřebí několika měsíců, což může znít na první pohled hodně. Nicméně je to rozhodně realistické a je jednoznačně lepší mít i toto časové hledisko na zřeteli než řešit projekt s falešnými očekáváními. Stejně tak mohou být problematickým faktorem vytvoření nového systému chybějící zdroje (bez ohledu na to, zda jsou osobní, finanční nebo časové.
4) Jeden po druhém namísto "all-in-one"
V současné době je na trhu mnoho různých systémů řízení – včetně těch „nejběžněji používaných“ systémů řízení, jako je ISO 9001 (kvalita), ISO 14001 (životní prostředí) nebo ISO 45001 (bezpečnost a ochrana zdraví při práci). Trend se však stále více přesouvá k průmyslovým a produktovým standardům, např. ISO 27001 pro informační bezpečnost, ISO 22301 pro řízení kontinuity podnikání nebo IATF 16949 (International Automotive Task Force) v automobilovém průmyslu.
Pokud je několik systémů řízení posuzováno izolovaně, odděleně a „pro sebe“ nebo se již zavedené systémy řízení neberou v úvahu, může to vést ke zbytečným dodatečným výdajům. Pokud však několik systémů běží „pod jednou rukou“ , budeme hovořit o integrovaném systému řízení (IMS).
Většina standardů je již založena na High Level Structure (HLS) – všechny tedy budou mít stejnou strukturu. To organizacím umožní zavést integrovaný systém řízení, kdykoli jej rozšiřovat a přizpůsobovat aktuálním okolnostem a požadavkům, a přitom zůstat agilní a výrazně snížit jejich pracovní zátěž.
Příslušné srovnání norem jsme pro Vás ve formátu pdf (v AJ) připravili ke stažení: k dispozici zde.
5) Nově zavedený systém řízení již není podrobněji přezkoumáván, je brán jako neměnný
Posledním kamenem úrazu, o kterém je třeba se zmínit, rozhodně patří svým významem na roveň všech předchozích. Systémy managementu a normy a předpisy žijí z neustálého dalšího vývoje a neustálého zlepšování. Bylo by proto chybou se o systém řízení poté, co byl zaveden, již dále nestarat Certifikace není nic jiného než první krok – poté se aktivity v oblasti zvyšování kvality nesmí náhle zastavit. Měli byste se ujistit, že svůj systém řízení podrobujete neustálému zlepšování,. V pravidelných intervalech provádějte dozorový a/nebo recertifikační audit a poctivě uvažujte o svých silných a slabých stránkách tím, že přemýšlíte o příležitostech a rizicích. Měli byste si položit otázky, jaké procesy lze zavést, aby se zdroje využívaly ještě lépe a způsobem odrážejícím vyšší cílovou orientaci. Kromě toho byste neměli zapomínat hledat slabá místa, na kterých je třeba ještě zapracovat.
Věříme, že se můžeme stát těmi, kdo Vás provedou na vaší cestě k Certifikátu! Díky našemu týmu auditorů, školitelů, hodnotitelů a technických expertů, vás rádi podpoříme v soustředění vašeho úsilí na jeho sladění s vašimi dlouhodobými cíli. Těšíme se, že se na nás obrátíte. Rádi vám kdykoli zodpovíme vaše dotazy a poskytneme další informace.
